美国 LLC 经营协议用于中国:签署、公证、Apostille 与翻译核对清单
中国的银行、合作方、法院、仲裁机构或投资项目有时会要求美国有限责任公司(LLC)提供“经营协议”“股东协议”或“公司章程”。最容易返工的地方,是把 Operating Agreement(经营协议)、州备案的 Certificate of Formation/Organization(设立文件)、Certificate of Status/Good Standing(存续证明) 与董事/成员决议当作同一种材料。它们证明的内容不同,签署主体和认证路线也可能不同。
哪些情形适合先做这份核对
- 中国接收方要求 LLC 的成员、管理权、利润分配或内部授权依据;
- 公司只有 Certificate of Formation 或在线状态截图,不确定能否替代经营协议;
- 经营协议曾修订、成员变更、由经理管理,或拟由代理人签署;
- 对方同时要求中文译文、Apostille、近期存续证明或授权决议。
先分清四种材料:内容不同,不能靠名称互换
- 经营协议:成员之间约定 LLC 事务和经营安排的内部文件。特拉华州公开说明,Operating Agreement 及修订件不向 Division of Corporations 备案,由实体自行保存。
- 设立文件:Certificate of Formation/Organization 是向注册州提交的成立文件。它可证明登记事实,但通常不会完整呈现成员间的内部经营安排。
- 存续证明:Certificate of Status 或 Good Standing 用于说明实体在州记录中的状态,不能自动替代经营协议或签署授权。
- 决议、同意书或授权书:可用于体现某次交易、代表人或签字权限;是否需要、由谁签署及是否附经营协议,应由接收方和公司顾问确认。
提交前材料清单
- 接收方书面要求:准确英文文件名、用途、是否需要全本/修订件、是否要求近期文件、翻译和装订顺序;
- 现行经营协议及全部修订、加入协议、附表和签字页;不要只截取对自己有利的页面;
- 公司准确法定名称、注册州、实体编号,以及可对照的设立文件或存续证明(如接收方要求);
- 签署人身份和权限依据,例如成员/经理条款、决议或授权文件;
- 拟办理州的公证与 Apostille 现行申请要求、完整表格、付款与回邮信息;
- 原文、Apostille 附页、译文和扫描件的页码对应表,便于交付和留档。
推荐顺序:先让接收方确认“需要什么”,再处理签署与认证
第一步,要求接收方明确它需要的是经营协议本身、设立文件、存续证明、签署授权,还是组合材料。第二步,核对现行版本是否包含所有修订与附件,并在不泄露无关敏感商业信息的前提下,询问接收方是否接受节选或是否必须提供全本。第三步,确认应由成员、经理、授权代表还是保管人签署,以及是否须在公证人面前签署或确认副本。第四步,再按文件的签署/签发地点核对可适用的认证路径;纽约州务卿对其他文件(包括授权委托书)的公开指引要求先取得公证副本,并对公证文件进行 County Clerk 认证后提交州务卿。各州规则并不相同,不能把纽约路径套用于其他州。最后才安排中文翻译、扫描和寄送。
Apostille 能证明什么,不能证明什么
美国国务院说明,Apostille 用于在《海牙认证公约》缔约国使用的文件;HCCH 的公约状态表列明中国是缔约方。Apostille 的作用是证明公共文件上的签字、签署人身份或印章/戳记来源,并不核定 LLC 的股权事实、协议内容、商业交易有效性,或保证中国接收方一定接受。尤其是内部经营协议,关键常在于接收方是否认可其版本、签署与授权链条,而不是只看是否附有 Apostille。
常见退件或返工原因
- 提交州查询截图或设立证书,却没有提供接收方实际要求的经营协议;
- 漏掉修订协议、签字页、成员加入文件或与正文互相引用的附表;
- 经营协议写的是经理管理,实际却由未被授权的人签字或作声明;
- 先公证或翻译,之后才发现接收方要求的是近期存续证明、单独决议或不同版本;
- 把一份州公证文件直接寄往不对应的认证机关,或忽略州对 County Clerk/签字样本的要求;
- 扫描时未把原文、认证页、Apostille 附页和译文按可追溯顺序保存。
FAQ
州务卿能否出具经营协议的认证副本?
不要自行假定可以。以特拉华州为例,Division of Corporations 公开说明不保存或备案 Operating Agreement;其他州的记录范围也应向对应登记机关确认。若接收方需要州备案文件,应按其要求另行取得。
有 Apostille 就一定能证明谁有签字权吗?
不能。Apostille 不裁定协议内容、成员身份、内部授权或交易有效性。签字权通常要以经营协议、决议、授权文件及接收方要求共同判断。
可以只翻译经营协议的几页吗?
应由接收方确认。若只翻译或提交节选,要确保条款、页码、附件和签字页不会造成断章取义;涉及法律含义或商业保密的取舍,宜咨询合格法律顾问。