州或地方警方记录用于中国：先确认签发机关与 Apostille 路线

办理工作、居留、学校或其他跨境事项时，有人会被要求提供“无犯罪记录”“警方证明”或背景核查。最容易耽误的环节，往往不是翻译，而是没有先确认文件究竟由谁签发：州警察、县/市警局、州司法部门，还是 FBI。不同签发机关对应的认证路径可能不同；同名的“background check”也不必然可以互换。

哪些人适合先做这份核对

• 持有州警察、县警局或地方执法机构出具的本人记录，准备在中国使用；
• 同时拿到 FBI Identity History Summary 与州级记录，不确定应提交哪一份；
• 文件已开出，但尚未确认是否为可认证原件、认证副本或电子件；
• 接收单位要求中文翻译、近期签发版本，或要求补充身份和用途说明。

第一步：给文件“定位”

1. 看签发机关：记录抬头、签字人的职务、印章和签发州是最重要的线索。不要只看文件标题里是否有 criminal record 或 police check。
2. 区分联邦与州/地方：FBI 出具的 Identity History Summary 属联邦文件；州或地方机构出具的记录则应先向该州主管认证机关确认要求。不要把州文件直接按 FBI 的路线寄往联邦机关。
3. 核对文件形态：确认接收方是否接受原件、认证副本或可验证电子件；保存完整页、签名、日期、印章和任何验证页，不要自行拆页或覆写。
4. 写清使用地与用途：向签发机关或认证机关咨询时，说明文件拟在中国使用及接收单位名称；用途不会替代官方审核，但能帮助对方说明适用流程。

材料清单：寄出前逐项留存

• 警方或背景记录的完整版本，以及签发日期和签发州；
• 申请人身份证明副本（仅按签发机关或接收方要求提供）；
• 接收单位对文件类型、近期性、翻译或副本的书面要求；
• 如需州级 Apostille，州主管机关要求的申请表、费用与回邮信息；
• 翻译件与原文的对应关系；若接收方要求特定译文形式，先取得其要求再制作。

建议的办理顺序

先向中国的接收单位确认它要的是 FBI 记录、某一州记录，还是两者之一；再向对应签发机关确认如何取得可用于认证的版本。州或地方记录应联系签发州的主管认证机关了解州级办理条件。若文件实际由联邦机构签发，再按美国国务院关于联邦文件的现行要求准备。认证完成后，再根据接收方要求安排中文翻译、邮寄和副本留存。每一段都可能因文件来源而不同，不应以他人个案替代当前官方答复。

常见错误与退件原因

• 把地方警方信、州级记录和 FBI 记录当作同一种文件，未先问接收方；
• 只保存首页，遗漏签名、印章、附页或电子验证信息；
• 在原始文件上自行公证、涂改、裁切或加盖不相关印章；
• 未核对签发州，却把文件寄至不对应的认证机关；
• 先做翻译或邮寄，之后才发现接收方要求的是另一种记录或更新日期。

FAQ

州警察记录一定要送美国国务院吗？

不应先作此假设。美国国务院的公开指引说明，州文件用于《海牙认证公约》成员国时，应由签发州办理认证；具体提交材料和可认证文件形式仍需向该州机关确认。

中国接收单位一定接受 Apostille 吗？

中国加入公约改变了许多外国公文书的认证方式，但不等于每个接收单位都会接受任何版本的警方记录。应先取得该单位对文件种类、有效期、翻译及副本的要求。

可以由服务机构保证结果或时效吗？

不能。服务机构可以协助整理材料、核对文件链条与翻译安排，但签发、认证、接收和最终用途均由相关政府机关或接收单位决定。

官方资料（查询日期：2026 年 9 月 1 日）

• 美国国务院：Criminal Records Checks（FBI 与警方记录的认证说明）
• 美国国务院：Prepare Document for an Apostille Certificate（联邦与州文件区分）
• HCCH：1961 Apostille Convention Status Table（中国生效信息）